Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die zu besetzende Stelle ist eine zentrale Position im Unternehmen, die eine Doppelfunktion vereint: operative Büro- und Projektassistenz einerseits sowie direkte Unterstützung der Geschäftsführung andererseits. Du agierst als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und externe Partner und repräsentierst das Unternehmen nach innen wie nach
außen. Neben ausgeprägten sozialen und kommunikativen Fähigkeiten ist die Bereitschaft, digitale und KI-gestützte Arbeitsmittel aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren, ein
wesentliches Kriterium.

Das bieten wir dir

• überdurchschnittlich attraktive Vergütung und 30+x Urlaubstage
• wir fördern dich bei deiner fachlichen Weiterbildung und deiner beruflichen Entwicklung
• Rechenpower und neueste Hard- und Software in Office und Homeoffice
• funktionierende Digitalisierung / Dokumentenmanagement seit über 20 Jahren
• Top Büros in zentraler Lage (Villa im Herzen von Stuttgart / Rheinblick in Köln)
• Bioobst, Getränke, JobRad oder JobTicket
• regelmäßige Teamevents, wie Projektbesichtigungen und gemeinsames Essen
• persönliche, individuelle Einarbeitungsphase mit direktem Ansprechpartner
• eine gute Work-Life-Balance (Arbeitsleistung unter Einhaltung der Regelarbeitszeit)
• Berufseinsteigern ermöglichen wir einen tollen Start ins Arbeitsleben

Deine Aufgaben

• Organisation und eigenständige Durchführung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Betreuung und Administration der Mitarbeiter-Benefits (z. B. JobRad, Jobticket)
• Unterstützung der Projektleiter in der Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Freundliche, professionelle und repräsentative Kommunikation als Aushängeschild des Unternehmens
• Pflege interner Kommunikationskanäle und Verteiler
• Unterstützung der Geschäftsleitung in der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz
• Koordination und Verwaltung der Kalender der Geschäftsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
• Vorbereitung personalbezogener Unterlagen (u. a. Arbeitsverträge, Abrechnungen für Studierende, Praktikant:innen und Auszubildende)
• Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung (externer Steuerberater)
• Pflege, Verwaltung und Digitalisierung von Personalakten
• Projektcontrolling sowie Mitwirkung bei der Vorbereitung der Liquiditätsplanung
• Erstellung von Ausgangsrechnungen und Durchführung des Mahnwesens
• Vorbereitung und Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen für den externen Steuerberater

Das wünschen wir uns

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
• Hohe Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensdaten
• Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Zuverlässigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz- oder Verwaltungstätigkeiten
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Personaladministration von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office / 365)
• Aktive Bereitschaft, KI-gestützte Werkzeuge im Arbeitsalltag einzusetzen und weiterzuentwickeln
• Interesse an der Nutzung von Sprachmodellen für Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Recherche
• Offenheit, digitale Prozesse mitzugestalten und Optimierungspotenziale zu erkennen

 

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann nix wie los, schick uns deine digitale Bewerbung! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und mit dir nachhaltige Gebäude als Beitrag zur Klimaneutralität umzusetzen. Noch Fragen? Dein Ansprechpartner ist Holger Koch.
PKi
holistic engineering
Holger Koch
Marienstr. 37
70178 Stuttgart
Tel.: 0711-207093-21