PAUL IT-Service GmbH

Informationspflicht gemäß Art. 12, 13 und 14 der DSGVO Datenerhebung im Rahmen von Bewerbungsverfahren (Stand 18.02.2022)

Sehr geehrte Bewerberin,

sehr geehrter Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren freien Positionen. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir möchten Sie deshalb über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bei uns informieren:

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten

PAUL IT-Service GmbH
Petra Ebeling, Patrick Kümmel
Rankestraße 5
10789 Berlin
Deutschland

Tel.: +49 (30) 450 874 910
E-Mail: kontakt@paul-it-service.de
Internet: www.paul-it-service.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o. g. Adresse mit dem Zusatz
-Datenschutzbeauftragter- oder unter:
datenschutz@paul-it-service.de.

2. Kategorien der verarbeiteten Daten und ihre Herkunft

Zu den verarbeiteten Kategorien der personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erheben und speichern gehören insbesondere

Stammdaten: Name, Vorname, Geburts-datum
Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Qualifikationsdaten: Lebenslauf, Zeug-nisse, Fortbildungsnachweise
Bankdaten: ggf. Ihre Bankverbindung zur Erstattung von Reisekosten
weitere Daten, die sich aus dem Bewerbungsverfahren ergeben (z.B. Vorbeschäftigungen, Religionszugehörigkeit, Gehaltswünsche, Hobbies, Lebensstatus, Behinderungsgrad sowie Daten, die Sie selbst im Laufe des Bewerbungsverfahrens angegeben bzw. in unseren Systemen und Medien eingetragen bzw. hinterlegt haben).

Eventuell handelt es sich auch um besondere Kategorien personenbezogener Daten (sensible Daten).

Ihre personenbezogenen Daten werden direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungs-prozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Agenturen, Jobvermittlern) erhalten haben.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

a) Die Erhebung und Verarbeitung der Daten dienen der möglichen Begründung eines Arbeitsverhältnisses sowie der Wahrung unserer berechtigten Interessen. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen liegen dabei beispielsweise in:

der Optimierung bei der Vergabe von Projekten,
der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
der Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen.

b) Einwilligung für Speicherung im Projektmitarbeiterpool

Haben Sie Ihre Einwilligung erteilt, Ihre personenbezogenen Daten für die Speicherung im Bewerberpool für den Zweck der Berücksichtigung der Bewerbung für ein zukünftiges Bewerbungsverfahren zu verarbeiten, so ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.

4. Weitergabe der personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die direkt in den Bewerbungsprozess eingebunden sind (Geschäftsleitung, Personalabteilung, Fachabteilung). Ggf. werden Daten an Dritte weitergegeben (bei Vermittlung oder Fahrkostenerstattung). Bei Bedarf setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z.B. in den Bereichen IT,
Personalrecruiting oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden. Eine Weitergabe an nicht in dieser Information aufgeführte Dritte erfolgt nicht.

5. Übermittlung der personenbezogenen Daten in ein Drittland

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) übermittelt.

6. Rechte des Betroffenen auf Auskunft

Sie können unter der o. g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin

8. Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von Daten jederzeit zu widerrufen. Im Falle des Widerrufs werden wir die betroffenen Daten unverzüglich löschen, sofern eine weitere Verarbeitung nicht auf eine Rechtsgrundlage zur Verarbeitung gestützt werden kann. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Recht auf Widerspruch

Werden Ihre Daten im Rahmen der Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO) oder aufgrund berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, so können Sie jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können die Verarbeitung auf eine andere Rechtsgrundlage stützen oder zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Ihrer Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, bis eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dieses regelmäßig spätestens 7 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses der Fall.

Sofern Sie in die Speicherung Ihrer Daten im Bewerberpool eingewilligt haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten noch 2 Jahre nach Abschluss des Bewerbungsprozesses.

In Einzelfällen kann es jedoch zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (beispielsweise bei einer Reisekostenerstattung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, beispielsweise aus § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 AO oder § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB (10 Jahre).

11. Profiling / Scoring

Wir nutzen im Rahmen des Bewerbermanagements keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung.