OKTAN Gruppe · Karriere

DATENSCHUTZHINWEISE DER OKTANIN BEZUG AUF BEWERBUNGEN

–Informationen nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber, nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit Ihrer uns übermittelten Bewerbung.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH / Oktan Tankstellen GmbH
Alsterarkaden 27
20354 Hamburg

Sie erreichenden unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten" oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz(at)oktan.de. Unser Datenschutzbeauftragter hört sich auch gerne Ihre Fragen, Anregung oder Kritik zum Datenschutz an.

1. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Dies sind u.a. Stammdaten (wie Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse, Geburtsdaten, Familienstand etc.), Daten über die Schulausbildung, Daten über außerberufliche Interessen, Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, Passbild und anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich ist für die Datenverarbeitung Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (neu) die Grundlage für die Verarbeitung von Daten zur Entscheidung über die Begründung, für die Begründung sowie für die Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen. Daneben ist für die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder aufgrund Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. aDSGVO die einschlägige Rechtsgrundlage. Für die Erstattung von Auslagen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c,f DSGVO.Ein berechtigtes Interesse ist z.B. in folgenden Fällen gegeben: Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.). Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden die Daten außerdem zur Missbrauchskontrolle in die Personalakte des Betroffenen gespeichert.Zugangskontrolle auf dem Werksgelände.

3.Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der Oktan erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten.
Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen Dritter (sog. Auftragsverarbeiter) in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der DSGVO eingehalten. Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen Ihnen gegenüber unterstützen sind:

Hosting-Provider
E-Mail-Dienstprovider
IT-Dienstleister (insb. Im Bereich E-Recruiting)
Dienstleister für die Datenvernichtung

4.Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage werden die Daten gelöscht.Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist. In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre). Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen weiter vorhalten dürfen.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

6.Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an den Verantwortliche wenden. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. fDSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen u.a. unter service@oktan.de. Sollten Sie uns eine Einwilligung zur Datenerhebung erteilt haben, können Sie diese jederzeit formfrei widerrufen, u.a. unter service@oktan.de.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Tel.: 040 / 428 54 –4040; Fax: 040 / 428 54 -4000 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Unserer Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.