Verwaltungskraft, Sekretariat (m/w/d)

Sie organisieren gern, arbeiten zuverlässig und behalten auch in einem lebendigen Arbeitsalltag den Überblick?

Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude und Sie verstehen sich als zentrale Unterstützung für ein Team, das Bildung, Qualifizierung und Integration gestaltet?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Als etabliertes Bildungsunternehmen mit mehr als 30-jähriger Erfahrung in der beruflichen Bildung und Arbeitsmarktförderung begleiten wir Menschen auf ihrem Weg in Qualifizierung, Ausbildung und Beschäftigung.
Zur Verstärkung unseres Teams im Bildungszentrum Kreuzberg in der Graefestraße suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige

Verwaltungskraft (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Organisation und Verwaltung

• Unterstützung der Standortleitung sowie des Ausbildungs- und Verwaltungsteams in allen organisatorischen und administrativen Abläufen
• Teilnehmendenverwaltung einschließlich Pflege, Prüfung und Aktualisierung relevanter Daten und Unterlagen
• Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Bescheinigungen, Formularen und sonstigen Verwaltungsunterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung und Zusammenstellung standortbezogener Nachweise, Statistiken und Berichte
• Vorbereitung von Unterlagen für Abrechnungen, Prüfungen und externe Kontrollen
• Organisation und Koordination von Terminen, Kursabläufen und internen Prozessen
• Bearbeitung des Posteingangs sowie allgemeiner schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Verwaltung und Bestellung von Büro- und Unterrichtsmaterialien
• Führung der Standortkasse einschließlich ordnungsgemäßer Dokumentation

Empfang und Kommunikation

• Freundlicher und professioneller Empfang von Teilnehmenden, Auftraggeber:innen und interessierten Personen
• Ansprechpartner:in für organisatorische Anliegen im laufenden Bildungsbetrieb
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Koordination eingehender Anfragen
• Unterstützung der Kommunikation mit Behörden, Bedarfsträgern, Netzwerkpartnern und Kooperationsbetrieben
• Terminabstimmungen sowie Unterstützung bei der Koordination von Gesprächen und Veranstaltungen

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation,
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise im Bildungs- oder Sozialbereich,
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise,
• freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten,
• gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office,
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit.

Wir bieten:

• einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz,
• Mitarbeit in einem engagierten und kollegialen Team,
• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien,
• strukturierte Einarbeitung,
• individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungen,
• win wertschätzendes Arbeitsumfeld mit Raum für eigene Ideen.

Wir sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert und freuen uns auf Personen, die Verantwortung übernehmen und unser Bildungszentrum engagiert unterstützen möchten.

 

Interesse geweckt?

Dann überzeugen Sie uns mit Ihrer Bewerbung unter Angabe Ihres nächstmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Weltanschauung, Religion, sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Sie!