Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Bildung Next Level steht für praxisnahe, digitale und zukunftsorientierte Bildungsangebote. Mit Leidenschaft für Lernen und Entwicklung begleiten wir Menschen auf ihrem beruflichen Weg. Empathisch, kompetent und mit modernen Tools.

Für die nächste Wachstumsphase suche ich als Geschäftsführer eine Assistenz (m/w/d), die mich bei der Organisation, Kundenkommunikation und Projektstrukturierung unterstützt.

✅ Deine Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsführung: Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und stellst sicher, dass Organisationsstruktur und Kommunikation reibungslos funktionieren. Dazu gehören Terminplanung, Reiseorganisation, Koordination laufender Aufgaben und die Priorisierung operativer To-Dos.
  
• Informations-, Kalender- & Taskmanagement: Du übernimmst die Verantwortung für den Überblick über Postfach, Kalender und Aufgabenmanagement. Du bündelt eingehende Informationen aus verschiedenen Kanälen, strukturierst sie nach bestehenden Kriterien und bereitest sie so auf, dass nichts verloren geht. Dabei denkst du stets einen Schritt voraus, erkennst Zusammenhänge und hältst alle To-Dos, Deadlines und Prioritäten im Blick. Du bist damit die Kapazitätserweiterung der Geschäftsführung – jemand, der vorausschauend denkt, entlastet und Überblick schafft.
  
• Sales & Kundenmanagement: Du begleitest den gesamten Vertriebsprozess von der Terminsicherung über das Nachfassen zugesandter Unterlagen bis hin zur Pflege des CRM-Systems nach jedem Gespräch. Du sorgst für eine klare Nachverfolgung von Leads, kümmerst dich um No-Show-Fälle und unterstützt bei der Erstellung von Sales-Präsentationen und Angeboten. Durch den Einsatz von KI-gestützten Tools unterstützt du die Automatisierung von Follow-ups, Datenpflege und Reporting.
  
• Projektmanagement & Kundenbetreuung: Du übernimmst Verantwortung für laufende Kundenprojekte, sorgst für klare Strukturen und Deadlines und stellst sicher, dass Aufgaben termingerecht umgesetzt werden. Dabei arbeitest du eng mit dem Team zusammen und denkst proaktiv in die Zukunft, um Engpässe oder Potenziale frühzeitig zu erkennen.
  
• Struktur & Systemaufbau: Du liebst Ordnung und baust sie überall ein. Du entwickelst und optimierst interne Systeme, Automatisierungen und SOPs, pflegst Ordnerstrukturen und sorgst für klare Abläufe in allen Unternehmensbereichen. Du bist die Person, die Struktur fordert, einführt und lebt.
  
• Office- & Finanzorganisation: Du unterstützt in der vorbereitenden Buchhaltung, sammelst Rechnungen, richtest Daueraufträge ein und sorgst dafür, dass alle Zahlungsthemen organisiert ablaufen.
  
• Social Media & Kommunikation: Du unterstützt bei der Pflege der Social-Media-Kanäle (LinkedIn, Instagram, Facebook), hältst Inhalte aktuell und sorgst für ein konsistentes Auftreten der Marke. Dabei arbeitest du eng mit dem Marketingteam bzw. externen Dienstleistern zusammen.
  
• Recruiting & HR-Management: Du begleitest den gesamten Bewerbungsprozess – von der Sichtung der Bewerbungen über die Terminierung der Gespräche bis hin zur Kommunikation mit Bewerber:innen. Intern bist du zentrale:r Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen und sorgst für klare Abläufe und Prioritäten.
  
• Proaktiver Kunden-Support: Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit im Rahmen der Consulting-Projekte durch proaktive Kommunikation, Support sowie Optimierung der Kunden-Ergebnisse (KPIs).
  
• Online- & Offline Eventmanagement: Planung, Strukturierung und Aufsetzen von monatlichen Online-Webinaren für Kunden, sowie internen Firmen Events.

🤩 So begeisterst Du uns:

• Organisationstalent mit Systemdenken: Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld und bei einer Vielzahl von Projekten immer den Überblick und schaffst es, Prioritäten festzulegen und verschiedene Ansprechpartner zu koordinieren. Du hast Freude an Automatisierung, Prozessoptimierung und nutzt KI-Tools gezielt, um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen.Chaos ist für dich ein Signal, Ordnung zu schaffen.
  
• Kommunikativ & vorausschauend: Du erkennst, was als Nächstes ansteht, bevor es gesagt wird. Du kommunizierst klar, lösungsorientiert und bist in der Lage, verschiedene Informationsströme zu bündeln und weiterzugeben.Du kannst per Telefon, per Chat und per Mail exzellent kommunizieren und hast eine gute Auffassungsgabe, die dich Fragen schnell und effektiv beantworten lässt.
  
• Erfahren in Projekt- & Aufgabenmanagement: Du hast bereits Projekte eigenständig betreut oder in Kundenprozessen Verantwortung übernommen. Du kannst Aufgaben priorisieren, delegieren und nachhalten.
  
• Vertrieblich interessiert: Du bringst Verständnis für den Sales-Prozess mit und hast keine Berührungsängste mit Kund:innen oder Interessent:innen. Du unterstützt mit Professionalität und Freude am Kundenkontakt.
  
• Digital Native: Du arbeitest sicher mit modernen Tools wie CRM-Systemen Close, ClickUp, Trello, Miro oder Google Workspace. Online-Kommunikation ist für dich selbstverständlich, Social Media kein Neuland. Wir arbeiten ausschließlich mit State-of-the-art Tools sowohl in eigenen als auch in Kundenprojekten, weshalb du dich gut in der Online-Welt auskennen solltest. Künstliche Intelligenz ist für dich keine Zukunftsmusik, sondern Teil deines täglichen Workflows. Genauso wichtig: Du gehst ohne Zögern ans Telefon, fasst nach, hörst gut zu und weißt, wie man ein Gespräch führt, das weiterbringt.
  
• Verlässlichkeit & Diskretion: Du arbeitest gewissenhaft, zuverlässig und bewahrst auch bei sensiblen Themen absolute Diskretion.

💼 Unser Angebot:

• Direkte Zusammenarbeit: Du arbeitest operativ direkt mit der Geschäftsführung zusammen, bringst eigene Ideen ein und triffst gemeinsam Entscheidungen. Dabei erhältst du tiefen Einblick in den gesamten Unternehmenslebenszyklus und sammelst wertvolle Erfahrungen in Unternehmertum, Strategie und Umsetzung.
  
• Arbeitskultur & Wachstum: Dich erwartet eine exzellente Arbeitskultur in einem dynamischen, schnell wachsenden Unternehmen mit ausgezeichneten Kundenerfolgen und dem Anspruch, wirklich zu helfen und einen positiven Unterschied zu machen.
  
• Einblicke & Lernen: Du profitierst von bestehenden Coaching- und Mentoring-Programmen innerhalb des Unternehmens und gewinnst dadurch spannende Einblicke in Denkweisen, Strategien und Themen, die dich fachlich wie persönlich weiterbringen.
  
• Nähe & direkte Zusammenarbeit: Du arbeitest vor Ort in unserem Büro in Schweinfurt – weil uns enge Zusammenarbeit, kurze Wege und echtes Miteinander wichtig sind. Hier passiert das Wesentliche nicht per Chat, sondern Seite an Seite.
  
• Asynchrone Kommunikation: Wir setzen auf klare Strukturen statt auf zu viele Meetings – für maximale Freiheit, Eigenverantwortung und effizientes Arbeiten mit Fokus.
  
• Technologie & Onboarding: Wir nutzen modernste Tools und Prozesse, damit du durch ein optimiertes Onboarding schnell eingearbeitet bist und von Beginn an produktiv arbeiten kannst.
  
• Persönliche Entwicklung: Dein Wachstumspotenzial ist groß – du entscheidest selbst, wohin sich deine Rolle und Verantwortung in den kommenden Jahren entwickeln. Zusätzlich hast du Zugang zu unseren Weiterbildungen.

 

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