Fulfillment Manager:in FuE & Fördermittel (m/w/d)

Du liebst Struktur, hast ein Auge fürs Detail – und bekommst Dinge wirklich zu Ende?

Dann übernimm bei uns die operative Verantwortung dafür, dass unsere Kunden ihre FuE-Förderungen sauber umsetzen und Zuschüsse realisiert an Land ziehen.

Wir suchen eine:n Fulfillment Manager:in FuE & Fördermittel (m/w/d), der/die Kundenprojekte im FuE-/Fördermittelumfeld steuert, Dokumentation und Fristen im Griff hat und unsere Kund:innen durch den gesamten Umsetzungsprozess führt.

Deine Mission:

Du stellst sicher, dass FuE- und Fördermittelprojekte prüfsicher dokumentiert, fristgerecht eingereicht und in ihrer Förderfähigkeit maximal ausgeschöpft werden – mit exzellenter Kundenführung, klaren Prozessen und konsequentem Nachhalten.

Was Du bei uns machst

- Du führst Kunden-Kickoffs durch und setzt Projektstruktur, Timeline und Meilensteine auf.

- Du steuerst die Unterlagenanforderung (Checklisten, Upload-Struktur, Nachhalten, Validierung).

- Du prüfst operativ förderfähig vs. nicht förderfähig (Plausibilität, Abgrenzung, Konsistenz).

- Du bereitest Einreichunterlagen prüfsicher auf (Versionierung, Vollständigkeit, Qualität).

- Du managst Einreichungen und Rückfragen mit Projektträgern/Stakeholdern.

- Du hältst CRM/Projektstatus sauber aktuell und sorgst für klare interne Übergaben.

- Du erkennst Risiken früh (fehlende Belege, Scope-Abweichungen, Zeitrisiken) und setzt Gegenmaßnahmen auf.

- Du verbesserst Prozesse: Vorlagen, Checklisten, SOPs – damit Fulfillment skalierbar wird.

Woran Erfolg bei uns messbar ist:

- Termintreue bei Meilensteinen & Einreichungen

- Dokumenten-Completeness / niedrige Nachreichquote

- Förderrealisierungsquote (erfolgreiche Bewilligung/Auszahlung)

- Durchlaufzeit von Kickoff bis Einreichung/Meilenstein

- Kundenzufriedenheit nach Projektphasen

Das bringst du mit:

- Erfahrung in Fördermittel-/FuE-Projekten, Projektmanagement, Beratung/Fulfillment oder vergleichbar (gern auch aus Steuer-/WP-/Projektträger-/Innovationsumfeld).

- Starkes Organisationstalent: Fristen, Details, mehrere Projekte parallel – ohne Chaos.

- Hohe Dokumentations- und Qualitätsstärke: Du arbeitest sauber, nachvollziehbar und prüfsicher.

- Kommunikationsstärke: Du führst Kund:innen verbindlich, empathisch und klar durch den Prozess.

- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (CRM, Drive/Ordnerstrukturen, Doku-Workflows)

Das bekommst du von uns:

- Eine Rolle mit echtem Impact: Du machst Förderung real – nicht nur „auf Papier“.

- Klare Prozesse + die Freiheit, sie besser zu machen.

- Ein Team, das auf Vertrauen, Transparenz und Verlässlichkeit setzt.

- Kurze Entscheidungswege, direkte Kommunikation, hohe Umsetzungsorientierung.

- Entwicklung: Du bekommst Raum, Dich fachlich im FuE-/Fördermittelumfeld weiter zu vertiefen.

- Vollen Zugriff auf hochwertige Weiterbildungs-Inhalte aus unserem Bildungsträger.

- KI-Experten-Coaching für effektivität und maximale Performance.

 

Rahmen:

Standort: 100% Remote
Arbeitszeit: Vollzeit
Start: ab sofort