Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir bieten unseren Kunden Unterstützung im Alltag und sind mit Herz und Struktur für Menschen da. Unser Team wächst – und damit auch die Aufgaben in der Geschäftsleitung. Deshalb suchen wir eine strukturierte, verlässliche und vorausschauend denkende Assistenz der Geschäftsführung, die den Überblick behält und mit uns gemeinsam Prozesse mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

Organisation & Kommunikation

• Koordination und Priorisierung von Aufgaben der Geschäftsführung

• Terminplanung, E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen und Fristenkontrolle

• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

• Organisation von Besprechungen, Protokollführung

Dokumenten- & Datenmanagement

• Strukturierte Ablage und Pflege von Unterlagen im SharePoint

• Erstellung und Anpassung von Dokumentenvorlagen

• Pflege des Intranets und der Wissensdatenbank

Zahlen, Buchhaltung & Controlling

• Vorbereitende Buchhaltung mit DATEV

• Vorbereitende Lohnabrechnung mit Lexware Lohn & Gehalt

• Unterstützung im Mahnwesen, Rechnungslauf und Kennzahlen-Controlling

• Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Personal & interne Abläufe

• Pflege von Abwesenheiten, Urlauben, Überstundenständen

• Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeitender

• Weitergabe relevanter Informationen innerhalb des Teams

Weitere Aufgaben

• Fuhrparkverwaltung mit Avrios & Vimcar

• Recherchen und Zuarbeit bei Projekten und strategischen Themen

• Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben an das Verwaltungsteam

Wir wünschen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem KMU

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, wünschenswert: DATEV, Lexware, SharePoint

• Organisationstalent, eigenständige Arbeitsweise und Verbindlichkeit

• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen

• Teamfähigkeit und Spaß an Kommunikation und Struktur

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit Gestaltungsspielraum

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Flexible Arbeitszeiten, ggf. Homeoffice nach Absprache

• Ein freundliches Team mit flachen Hierarchien und klaren Abläufen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem wertschätzenden Umfeld

 

Bei uns bist du nicht einfach nur Assistenz – du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und ein wichtiger Teil unseres Teams. Wir setzen auf Eigeninitiative und ein wertschätzendes Miteinander. In dieser Position hast du die Chance, nah an den zentralen Entscheidungen im Unternehmen mitzuwirken und eigene Ideen einzubringen. Wir bieten dir ein Umfeld, in dem deine organisatorischen Fähigkeiten geschätzt werden und du aktiv an der Weiterentwicklung unseres Unternehmens beteiligt bist. Gemeinsam schaffen wir Strukturen, die uns allen die Arbeit erleichtern. Du arbeitest in einem engagierten Team, das sich gegenseitig unterstützt und den Blick für das Wesentliche behält: unsere Kundinnen und Kunden. Wenn du ein Organisationstalent bist und Lust hast, einen echten Unterschied zu machen, dann bist du bei uns genau richtig!