Sachbearbeiter:in und anteilig Sekretariat (m/w/d)

Das Erzbistum Berlin ist das flächenmäßig zweitgrößte Bistum Deutschlands und umfasst die Stadt Berlin, größtenteils das Land Brandenburg und Vorpommern. Es ist Arbeitgeber für rund 2.500 Mitarbeitende mit breiten Aufgabengebieten in Bildung und Erziehung, Verwaltung, Pfarrei und Seelsorge. Unseren Kindertagesstätten, Schulen, dem Schulzentrum für soziale Berufe und der Hochschule in eigener Trägerschaft mit einem vielfältigen Studien- und Weiterbildungsangebot vertrauen mehr als 40.000 Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und deren Eltern. Wir legen Wert auf eine gute Arbeitsatmosphäre, faire Bezahlung sowie Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Ihre Aufgaben:

• Organisieren und Koordinieren der Büroabläufe und Sekretariatsaufgaben (Postein- und -ausgang einschließlich aller E-Mails, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Telefonservice, Besucherempfang);
• Terminplanung (einschließlich Reservierung von Sitzungsräumen, Bestellung von Verpflegung und technischen Geräten) und Terminkoordinierung mit allen Teilnehmenden;
• Dokumentenverwaltung, Aktenführung, Digitalisierung;
• Koordination und Organisation von externen und internen Meetings und Veranstaltungen;
• Protokollführung bei Sitzungen;
• Prüfung der Kirchenvorstandsbeschlüsse und der vertraglichen Unterlagen zu Rechtsgeschäften auf ihre Bearbeitungsfähigkeit gemäß KVVG und diözesaner Rechtsvorschriften in Eigenverantwortlichkeit und Prüfung der damit verbundenen Unterlagen auf Vollständigkeit;
• Kirchenaufsichtliche Begleitung bei der Erstellung von Verträgen aller Art und Management der Vertragsprüfungen durch die Fachstellen des EBO;
• Prüfung der Vergabe von Vollmachten durch die Pfarrei und Durchführung des Genehmigungsprozesses;
• Selbständige Datenbankabfragen bezügliche der Organe und Ausschüsse der Pfarreien und Erstellung und Pflege entsprechender Datenbanken und Listen;
• Vollumfängliche digitale Führung und Verwaltung des kirchenaufsichtlichen Genehmigungsverfahrens mittels Regisafe®;
• Dokumentation und Ablage des Genehmigungsverfahrens im Dokument-Management-System Regisafe®

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Verwaltungsausbildung oder entsprechende mehrjährige Berufserfahrung
• Sie identifizieren sich mit den Zielen und Werten der Katholischen Kirche

Wir bieten:

• Ein tolles Miteinander: Sie erleben bei uns Menschlichkeit, Rücksichtnahme, Bodenständigkeit und eine umfassende Beteiligungskultur auf Augenhöhe
• Viel Raum für Ihre Ideen: Wir arbeiten unbürokratisch, vertrauensvoll, sind neugierig auf Ihre Impulse, wertschätzend und bieten eine materiell & finanziell solide Gestaltungsbasis
• Dienstvertragsordnung (DVO) in Anlehnung an den TVöD VKA & tarifliche Sonderzahlungen
• Eine vom Arbeitgeber gezahlte betriebliche Altersversorgung in Höhe von 5,6%
• 30 Urlaubstage, 3 zusätzliche kirchliche Feiertage sowie am 24. und 31.12. bezahlt frei
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen, Mobiles Arbeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Deutschlandticket Job und Jobrad
• Sabbaticals und Fortbildungen
• Mitnutzung der Kantine eines benachbarten Ministeriums
• Zentrale Lage im Herzen Berlins

 

Bitte bewerben Sie sich bis zum 10.03.2026 unter der Angabe der Ausschreibungsnummer 2026/R/02.