Assistent/-in der Geschäftsführung (m/w/d)

In unserem innovativen und spannenden Umfeld aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik suchen wir dich als

Assistenz der Geschäftsführung.

Wir bieten dir:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit einer Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) Entgeltgruppe 8 zuzüglich einer Jahressonderzahlung
• 30 Urlaubstage, zusätzlich 24. und 31.12. freier Tag
• Vermögenswirksame Leistungen sowie Zuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung und zum Krankengeld
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) mit Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• Offene Unternehmenskultur, die Chancengleichheit lebt sowie Wert auf die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf legt

Viele weitere Benefits findest du auf unserer Website sowie am Ende dieser Ausschreibung.

Deine Aufgaben umfassen:

Büroorganisation und administrative Verwaltung des Sekretariats der Geschäftsführung

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Sekretariates mit allen üblichen Sekretariatstätigkeiten
• Eigenverantwortliche Organisation und Korrespondenz von postalischem und elektronischem Postverkehr
• Betreuung von eingehenden und ausgehenden Anrufen
• Terminorganisation und Durchführung von Buchungen oder Reservierungen, Kontrolle von Fristen
• Effiziente Steuerung der Terminvergabe und Terminvorbereitung durch eigenständige Kommunikation mit Gesprächspartnern und Projektpartnern
• Aktenverwaltung und Datenbankpflege
• Empfang, Anmeldung und Betreuung von Gästen und Besuchern
• Protokollführung bei Sitzungen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Einladungsmanagement und Gästebetreuung
• Nebenkostenabrechnungen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einem Leitungssekretariat
• Hohe Prozessqualität, sehr zuverlässige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Netzwerkfähigkeiten
• Kommunikationssicherheit in Wort und Schrift sowie verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den Programmen von Microsoft Office (Word, Power Point, Excel, Teams, etc.)

 

Wir leben und unterstützen Chancengleichheit und Diversität. Wir setzen uns für faire und gleiche Einstellungs- und Beschäftigungsbedingungen ein, darum ermuntern wir alle Personen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Hautfarbe und Behinderung sich zu bewerben. Bewerber/-innen mit anerkannter Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Folgend die oben angekündigten weiteren Benefits:

Persönliche Weiterentwicklung

• Jährliche Mitarbeitendenumfrage sowie Mitarbeitendengespräche
• Jährliche bedarfsorientierte, individuelle betriebliche Weiterbildungen
• Hausinterner Englischunterricht
• Personalentwicklungsprozess

Gesundheit

• Medizinische Betreuung durch unsere Betriebsärztin, Schutzimpfungen
• Höhenverstellbare Schreibtische, vollständige technische Ausstattung der Büros (Laptop, Headset, Monitore, Diensthandy)
• Gesundheitsnetzwerk Adlershof mit kostenfreien Angeboten
• Jährliches Budget für rückenproblemvorbeugende Maßnahmen (Massage, Physiotherapie, etc.)
• Zuschuss zur Arbeitsbrille

Unternehmenskultur (Miteinander)

• Raum für Begegnungen im Diversitätsteam, Betriebsversammlungen, Mitarbeitendendenfeste, Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern
• Raum für eigenverantwortliches Handeln in einem dynamischen Team

Unternehmerische Verantwortung

• Wir nehmen unsere soziale und ökologische Verantwortung ernst. Die Entwicklung unserer Nachhaltigkeitsstrategie und unser Nachhaltigkeitsberichtswesen sowie -programm legen deswegen auch einen Fokus auf Beteiligung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bitte sende uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse) - ausschließlich über den "Jetzt Bewerben-Button" - bis zum 28.07.2024

Wenn du Fragen zur Ausschreibung oder zum Bewerbungsprozess hast, wende dich bitte an:

Cathleen Borchert

Tel.: 030 6392 2301 oder 0151 6409 1891