Assistenz für das Amt Zentrale Verwaltung/Recht (m/w/d)

Wir suchen zum 01.09.2023:

Assistenz für das Amt Zentrale Verwaltung/Recht (m/w/d)

Bis Entgeltgruppe 7 TVöD  l  Voll- oder Teilzeit  l  unbefristet  l  Referenznummer: 2023060

IHR ARBEITSUMFELD                                                

Das Amt Zentrale Verwaltung/Recht als Querschnittsamt erfüllt zentrale Aufgaben der Stadtverwaltung und ist in die Sachgebiete Rechtsabteilung, Büro kommunaler Gremien, Geschäftsstelle des Magistrats und Zentrale Verwaltung gegliedert.

IHRE AUFGABEN

• Sie übernehmen allgemeine Administrations- und Sekretariatsaufgaben, wie die Koordinierung und Organisation von Terminen, die Postverwaltung, die Abwicklung des Bestellwesens sowie die Betreuung von Besprechungsräumen.
• Sie sind mitverantwortlich für einen reibungslosen Arbeitsablauf, unterstützen die Führungsebene und entlasten das Team in allen Bereichen des Tagesgeschäfts.
• Sie bereiten Termine der Amtsleitung inhaltlich vor und nach und stellen relevante Informationen zusammen.
• Sie unterstützen die Rechtsabteilung bei der Anfertigung von Schriftsätzen und überwachen die Fristen und Wiedervorlagen aller Vorgänge.
• Sie sind Ansprechperson in Versicherungsangelegenheiten (Haftpflicht) und bearbeiten diese eigenständig.
• Sie bearbeiten in Zusammenarbeit mit der städtischen Rechtsabteilung Strafanträge und Graffiti-Schadensmeldungen.
• Sie verwalten die städtischen Dienstsiegel und sind für die Pflege der städtischen Mitgliedschaften verantwortlich.
• Sie übernehmen die Administration und Pflege des besonderen Behördenpostfaches (beBPo) zentral für die gesamte Stadtverwaltung.
• Sie übernehmen Aufgaben bei Projekten (z. B. Digitalisierung und Kreisfreiheit) und unterstützen bei der Durchführung von Wahlen und Abstimmungen.
• Nach erfolgreicher Einarbeitung behalten wir uns die Übernahme der Geschäftsstelle eines Ortsbeirates (Vorbereitung, Einladung, Teilnahme, Anfertigung der Niederschrift und Nachbereitung von ca. zehn Sitzungen pro Jahr) als weiteres Tätigkeitsfeld vor.

IHR PROFIL

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungs-, Rechtsanwalts- oder Steuerfachangestellten oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung
• Berufserfahrung in Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten
• Eine zuverlässige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und bestimmtes Auftreten
• Belastbarkeit sowie Flexibilität in der Zeiteinteilung und Aufgabenwahrnehmung
• Bereitschaft, ggf. für den Sitzungsdienst der Ortsbeiräte und bei anstehenden Wahlen/Abstimmungen an einzelnen Tagen im Jahr auch über die übliche Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten
• Sicherer Umgang mit der MS-Office-Standardsoftware

UNSER ANGEBOT

• Eine Vergütung bis EG 7 TVöD-VKA; bei der Übernahme eines Ortsbeirates ist eine Überprüfung der Eingruppierung vorgesehen
• Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, z.B. eine Jahressonderzahlung, eine leistungsorientierte Bezahlung und eine betriebliche Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Vielseitige Fort- und Weiterbildungsangebote
• Ein Premium Job-Ticket für das gesamte RMV-Gebiet
• 4x pro Monat kostenfreier Eintritt in die Hanauer Schwimmbäder

 

SIE MÖCHTEN DIE ZUKUNFT IN HANAU MITGESTALTEN?

Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Referenznummer 2023060 bis 11.06.2023 online über unser Karriereportal.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die auch in Teilzeit besetzt werden kann. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Ihre persönlichen Vorstellungen zur Arbeitszeit an.

Bewerbende mit Schwerbehinderung werden besonders berücksichtigt.

Ihre Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen die Assistentin der Zentralen Verwaltung:

Frau Menges, 06181-295 275

Um einen besseren Einblick in das Arbeitsumfeld und die Tätigkeiten zu erhalten, empfehlen wir, vorab die Möglichkeit einer Hospitation wahrzunehmen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Mit der Einsendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß § 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) einverstanden. Der Widerruf ist jederzeit möglich, jedoch kann Ihre Bewerbung in diesem Fall nicht mehr im Stellenbesetzungsverfahren berücksichtigt werden. Bewerbungen, die uns per Post zugehen, werden 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Bei einer Übersendung Ihrer Bewerbung per E-Mail verweisen wir ausdrücklich auf die Datenschutzhinweise im Impressum von www.karriere.hanau.de bzw. auf www.datenschutz.hanau.de.